1. Verantwortlicher
Waldemar Stolz (Einzelunternehmen), MakeMyWork, Dillingerstraße 19, 89420 Höchstädt an der Donau, Deutschland. Telefon: +49 174 8298183. E-Mail: service@makemywork.de.
2. Produkt und Zweck der Verarbeitung
MakeMyWork ist cloudbasierte B2B-Betriebssoftware für Handwerksbetriebe. Sie unterstützt insbesondere Kunden- und Projektverwaltung, Termine, Leistungsverzeichnisse, Angebote, Aufträge, Mitarbeiter, Zeiterfassung, Aufmaß, Baudokumentation, Rechnungen, Belege, Auswertungen und den KI-Assistenten Worky. MakeMyWork ist kein Vermittlungsportal und keine Auftragsbörse.
3. Rechtsgrundlagen
Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen), lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, insbesondere sicherer und zuverlässiger Betrieb) sowie lit. a DSGVO (Einwilligung). Werden besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet, gelten zusätzlich die Voraussetzungen des Art. 9 DSGVO.
4. Hosting, Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher
Für Backend, Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher wird insbesondere Supabase eingesetzt. Verarbeitet werden dabei je nach Nutzung Kontodaten, Authentifizierungsdaten, technische Metadaten, Protokolldaten sowie die vom Betrieb gespeicherten Inhalte. Sicherheits- und Fehlerprotokolle werden nur so lange vorgehalten, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr oder gesetzliche Nachweise erforderlich ist.
5. Betriebs-, Kunden-, Mitarbeiter- und Projektdaten
Handwerksbetriebe können Daten ihrer Kunden, Ansprechpartner, Mitarbeiter, Projekte, Termine, Angebote, Aufträge, Leistungsverzeichnisse, Zeiten, Aufmaße, Fotos, Dokumentationen, Rechnungen, Belege und sonstige betriebliche Informationen speichern. Der jeweilige Betrieb bleibt datenschutzrechtlich für die Rechtmäßigkeit der von ihm eingestellten Daten verantwortlich. MakeMyWork verarbeitet diese Daten zur Bereitstellung der beauftragten Softwarefunktionen.
6. Worky und KI-Funktionen
Worky ist ein KI-Assistent. Wenn ein Nutzer Worky verwendet, werden die für die konkrete Anfrage erforderlichen Eingaben, der relevante betriebliche Kontext und gegebenenfalls vom Nutzer bestätigte Betriebsregeln verarbeitet. Für Worky kann serverseitig OpenAI als KI-Dienst eingesetzt werden. Der API-Schlüssel wird ausschließlich serverseitig verarbeitet und nicht an den Browser ausgeliefert. Worky darf geschäftskritische Änderungen nicht unbemerkt vornehmen; schreibende Aktionen werden in MakeMyWork soweit vorgesehen vor der Ausführung angezeigt und müssen bestätigt werden.
Nutzer sollten nur diejenigen personenbezogenen Daten an KI-Funktionen übermitteln, die für den jeweiligen Arbeitsvorgang erforderlich sind. KI-Ausgaben können fehlerhaft sein und müssen vor verbindlicher geschäftlicher Nutzung fachlich geprüft werden.
7. Spracheingabe
Für Spracheingaben nutzt MakeMyWork, soweit vom Browser unterstützt, die Web-Speech-Funktion des Endgeräts bzw. Browsers. Dabei kann die Spracherkennung technisch durch den Browser- oder Betriebssystemanbieter erbracht werden. MakeMyWork erhält den erkannten Text und verarbeitet ihn wie eine normale Texteingabe. Das Mikrofon wird nur nach einer entsprechenden Berechtigung des Nutzers verwendet.
8. Standort-, Karten- und Adressfunktionen
Für Termin-, Einsatz- und Kartenfunktionen können Adressen, Ortsangaben oder – nach Freigabe durch das Endgerät – Standortdaten verarbeitet werden. Für Karten- oder Geocoding-Funktionen kann Mapbox eingesetzt werden. Dabei können insbesondere IP-Adresse sowie eingegebene Standort- oder Adressinformationen verarbeitet werden. Eine Geräte-Standortfreigabe erfolgt nur nach entsprechender Berechtigung.
9. Dokumente, Belege, Rechnungen und Exporte
Bei Dokument-, Beleg-, Rechnungs-, LV- und Exportfunktionen können personenbezogene sowie handels- und steuerrechtlich relevante Daten verarbeitet werden. Der Betrieb entscheidet, welche Inhalte er erfasst, exportiert oder an Kunden, Auftraggeber, Steuerberater oder andere Empfänger versendet. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer sofortigen Löschung einzelner Unterlagen entgegenstehen.
10. Kommunikation
Bei E-Mail-, Freigabe-, Kundenportal-, Team- oder Benachrichtigungsfunktionen verarbeiten wir die für die jeweilige Kommunikation erforderlichen Empfänger-, Nachrichten-, Dokument- und Statusdaten. System- und Transaktions-E-Mails werden über die eingesetzte Mail-Infrastruktur versandt. Push-Benachrichtigungen werden nur nach Aktivierung über die technischen Dienste des jeweiligen Browsers oder Betriebssystems zugestellt.
11. Zahlungsabwicklung
Für kostenpflichtige MakeMyWork-Abonnements wird Stripe eingesetzt. Zahlungsdaten werden im Checkout grundsätzlich durch Stripe verarbeitet; vollständige Karten- oder Bankdaten werden nicht von MakeMyWork selbst gespeichert. MakeMyWork verarbeitet die für Vertragsstatus, Abrechnung und Zuordnung erforderlichen Zahlungs- und Abonnementinformationen.
12. Cookies und lokale Speicherung
Technisch notwendige Cookies oder lokale Speichertechnologien werden für Sitzung, Authentifizierung, Sicherheit, Offline-Funktionen und Einstellungen verwendet. Optionale Technologien, die eine Einwilligung erfordern, werden nur auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung eingesetzt. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Produkt-Statistik (nur mit Einwilligung). Wenn du in den Cookie-Einstellungen „Analyse & Statistik“ erlaubst, erfassen wir pseudonym wenige Nutzungsschritte, um Website, Demo und Einstieg zu verbessern: z. B. Klick auf eine Startschaltfläche, Demo geöffnet oder abgeschlossen, Registrierung gestartet, E-Mail bestätigt, Einrichtung abgeschlossen, erste Speicherung eines Belegs, Kunden, Angebots, Projekts oder Termins, tägliche Nutzung und Abschluss eines bezahlten Abos. Gespeichert werden Ereignisname, Zeitpunkt, eine zufällige Browser-Kennung bzw. bei angemeldeten Nutzern die Konto-Kennung – keine E-Mail-Adressen, Namen, Dokumentinhalte, Seitenadressen mit Parametern oder IP-Adressen in diesen Ereignissen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG. Du kannst die Einwilligung jederzeit in den Cookie-Einstellungen widerrufen; danach werden keine weiteren Ereignisse erfasst und die Browser-Kennung wird entfernt.
13. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Je nach verwendeter Funktion können insbesondere Hosting-, Datenbank-, KI-, Karten-, Zahlungs-, E-Mail-, Push- und Infrastrukturprovider als Empfänger oder Auftragsverarbeiter eingebunden sein. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, werden die erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Die für einzelne Verarbeitungen wesentlichen Dienste und Anbieter werden in dieser Datenschutzerklärung benannt; weitere gesetzlich oder vertraglich erforderliche Informationen werden im jeweils vorgesehenen Rahmen bereitgestellt.
14. Drittlandübermittlungen
Soweit Anbieter personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, erfolgt eine Übermittlung nur auf einer nach DSGVO zulässigen Grundlage, etwa einem Angemessenheitsbeschluss oder geeigneten Garantien wie Standardvertragsklauseln. Soweit erforderlich, werden ergänzende Schutzmaßnahmen berücksichtigt.
15. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck, die Vertragsdurchführung, Sicherheit oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Nach Vertragsende werden Daten gelöscht, anonymisiert oder – soweit gesetzlich erforderlich – für die weitere Verarbeitung gesperrt. Betriebsdaten sollen vor Vertragsende in einem geeigneten Format exportiert werden können.
16. Sicherheit
MakeMyWork setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten gegen Verlust, unbefugten Zugriff und missbräuchliche Veränderung zu schützen. Dazu gehören insbesondere rollenbasierte Zugriffe, serverseitige Berechtigungsprüfungen, mandantenbezogene Datenzugriffe, verschlüsselte Übertragung und die Trennung sicherheitskritischer Schlüssel vom Frontend. Kein internetbasierter Dienst kann jedoch absolute Sicherheit garantieren.
17. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen können an service@makemywork.de gerichtet werden.
18. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
19. Stand und Änderungen
Stand: September 2026. Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen wesentlich ändern.